Politique d'organisation d'un tournoi PDF Imprimer Envoyer
Écrit par Le Sanglier (ATRUF)   
Mercredi, 07 Janvier 2009 17:45
Politique d’organisation de tournoi - Version 3.0 (20.09.2009)

NOTE: Si votre tournoi fait partie de la SÉRIE A ou B de la FQU certaines règles supplémentaires doivent être suivies. Référez-vous au document PDF attaché à cet article (au bas de la page). Dans un tel cas l'ATRUF suggère fortement la désignation d'un "responsable tournoi FQU" pour s'assurer de répondre aux critères énoncé par la fédération (http://www.fqu.ca).

Pour organiser un tournoi et recevoir le soutien de l’ATRUF, il y a certains critères à respecter. Le but de cette politique est principalement d’assurer une transparence mais également de soutenir et d’encadrer les organisateurs du tournoi.

Voici les critères à respecter :

  1. Il est nécessaire de fournir une présentation écrite de ce qu’on désire faire, les personnes impliquées, le lieu, les dates, à quoi serviront les profits, etc. ----> Formulaire à remplir : http://www.ultimate3rivieres.org/inscriptions/form_creator/view.php?id=7
  2. Les chèques peuvent être reçus à n’importe quelle adresse mais ils doivent être faits au nom de l’ATRUF. 
  3. Il doit y avoir au moins une personne responsable sur place en tout temps pendant le tournoi et qui ne joue pas (possibilité de rotation entre plusieurs personnes). 
  4. 15 % des profits doivent être versés à l’ATRUF (pour les services décrits ci-dessous).
  5. Un maximum de 25 % des profits pourra être versé en salaires, soit aux organisateurs ou pour engager des employés.
  6. Accepter qu’un bref rapport financier soit publié sur le site de l’ATRUF et que les profits nets (après la ristourne de l’ATRUF et les salaires versés, s’il y a lieu) soient utilisés par un groupe de personnes pour financer des activités ou des biens associés au ultimate (tournois, hôtels, transport, bouffe lors d’un tournoi, chandails, etc.). Il ne sera pas possible d’utiliser ces profits à des fins personnelles. Les fonds demeureront dans le compte de l’ATRUF jusqu’au moment de leur utilisation (il sera possible d’obtenir une avance pour les inscriptions / bids de tournois). Enfin, il est également possible de verser les profits du tournoi à une œuvre de bienfaisance (en autant que ce soit annoncé avant et pendant le tournoi). Peu importe la situation, l’utilisation des profits sera conditionnelle à l’approbation de l’ATRUF (qui s’engage à ne conserver que sa ristourne de 15 % pour les services qu’elle assure).
  7. S’assurer que le tournoi respecte les normes établies par la FQU, si celui-ci fait partie des tournois officiels du circuit de la Fédération.
  8. Les organisateurs du tournoi doivent désigner une personne responsable pour les entrées/sorties de chèques de l'ATRUF. L'ATRUF ne souhaite pas interagir avec plusieurs parties de l'organisation et ce, dans le but d'éviter la confusion. RAPPEL IMPORTANT : des pièces justificatives (factures ou estimés) sont nécessaires pour chaque demande de remboursement ou d'avance de fonds faite à l'ATRUF.
  9. Toutes les demandes d'organisation d'un tournoi doivent être acheminées à l'ATRUF avant la date de tombée spécifiée dans le calendrier d'événements à surveiller (calendrier ici). Après cette date, seules les demandes reçues seront évaluées.

En retour, l’ATRUF s’engage à :
  1. Fournir de la visibilité et de l’espace sur son site Web.
  2. Fournir une adresse courriel de tournoi (p. ex. Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ) ainsi que les accès qui s’y rattachent. 
  3. Fournir des modes de paiement électroniques (Paypal/AccèsD) et payer les frais afférents.
  4. Fournir les assurances.
  5. Fournir les avances de fonds qui pourraient êtres nécessaires dans les semaines précédant le tournoi. RAPPEL IMPORTANT : des pièces justificatives (factures ou estimés) sont nécessaires pour chaque demande de remboursement ou d'avance de fonds faite à l'ATRUF.
  6. Fournir les services de comptabilité (un rapport financier sera produit et rendu public dans les 30 jours suivant le tournoi).
  7. Fournir une trousse complète de premiers soins. 
  8. Fournir aux organisateurs les données relatives aux éditions précédentes du tournoi (contacts, commanditaires, coordonnées, feuilles de spirit, etc.)
  9. Annoncer aux organisateurs qui ont soumis une demande le résultat de la décision de l'ATRUF et ce, dans les 2 semaines suivant la date de tombée pour le tournoi concerné.
Attachments:
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Mise à jour le Jeudi, 14 Octobre 2010 23:23